Une année d’augmentation!

Pour débuter, nous sommes une Société de généalogie et notre mission première est de favoriser le plus grand nombre de gens à faire de la généalogie. Mais au cours de la dernière décennie, on a vu notre nombre de membres diminuer graduellement, année après année (5- 10-20 par an). Ça s’explique principalement par les logiciels de recherches généalogiques en ligne. C’est beaucoup plus facile de trouver l’information à partir de chez soi. On a donc moins besoin de nos services. Du moins, on le croit! Car le service d’entraide offert à la SGGTR, via ses conseillers et mêmes les autres membres présents, on ne le retrouve pas assis chez soi devant son ordinateur.

Augmentation du membership

Alors je suis très fier de vous annoncer que pour la première fois depuis belle lurette, notre membership a augmenté. Au cours de la dernière année, il est passé de 321 à 363 en date du premier avril. C’est 42 membres de plus, ou 13%.

Cette année, nous avons réussi à attirer environ 85 nouveaux membres par rapport à 55 les dernières années, c’est 30 nouveaux supplémentaires. On a donc des anciens (12) qui sont revenus au bercail mais on a encore de la difficulté à retenir nos membres. D’après les analyses de notre registraire, on perd environ 50%-60% la 1er année et il en reste 25% la 2e année. Sur 55 nouveaux, c’est 28 après un ans et 14 après 2 ans. Pour nos 85 nouveaux, c’est 42 après un an et 21 après 2 ans, c’est quand même 7 de plus qui devraiten rester avec nous.

On va tenter d’analyser ce qu’on peut faire pour fidéliser nos membres. Mais on ne peut pas faire de promesses à ce niveau car elles sont difficiles à respecter. C’est vraiment du cas par cas. Ce qui motiverait un membre à rester pourrait n’avoir aucun impact sur un autre qui a d’autres besoins.

Augmentation des activités

Cette année, nous avons eu plus d’activités (ateliers, conférences, portes ouvertes, etc.) et ces activités ont également attiré plus gens que l’année auparavant. Comme vous avez pu le voir dans l’article de Héritage, nous avons eu tout près de 1 100 personnes, comparativement

- Notre brunch a été un superbe succès : 58 personnes et 5 ont du rebrousser chemin.

- Et que dire du souper spaghetti - Les Retrouvailles. Également tout un succès! Malgré quelques toutes petites anicroches, nous n'avons eu que des éloges et certains ont déjà réservés leurs places pour notre prochaine édition - au 40e. Quelque 130 convives. On me mentionne qu'on ne se souvient pas d'avoir rassembler autant de membres en un seul événement organisé par la

Société. Ici, je tiens à remercier Dessaulles Beaudry pour tous le temps et les efforts qu’il y a mis. Et il faut également souligner le travail de notre traiteur, M. Normand Houde lors de la semaine précédent l’événement.

Et aussi je crois que nous avons établi des records avec la conférence sur les Francs-maçons de M. René Beaudoin avec 80 personnes et aussi avec les ateliers de Mme Sophie Morel sur les contrats de mariage, avec 57 personnes, et celle de Mme Nicole Séguin sur les registres foncier avec 47 personnes! Les autres conférences avec souvent de 25 à 40 personnes. De mémoire notre maximum avait été 32 personnes auparavant sur la rue St-Paul et on n'avait plus de place pour respirer.

Augmentation des revenus

On a également travaillé fort à obtenir des revenus supplémentaires. Comme notre trésorier vous l’a montré, nous avons terminé l’année avec des revenus de 28 650$. Les revenus des années antérieures oscillaient entre 20 000$ et 23 000$, si on exclut les revenus non récurrents (Congrès de 2014, grosse donation non-usuelle). C’est donc une augmentation très intéressante de nos revenus et beaucoup de ces revenus sont grâce à vous via les donations sur les formulaires de renouvellement. Je tiens à remercier sincèrement tous ces généreux donateurs, et plus particulièrement ceux qui ont contribué au tableau des Amis de la Société.

Il faut aussi noter votre formidable participation au Souper-spaghetti. On a également eu l’augmentation du membership qui y a contribué avec l’arrivée de tous ces nouveaux et l’utilisation de nos services par ceux-ci.

Augmentation des dépenses

Malheureusement, les dépenses sont aussi au rendez-vous. Comme vous avez pu le voir, elles sont du même ordre que celles de nos revenus. Malgré que nous ayons énormément réduit certains postes budgétaires, tels 1 400$ dans Participation à événements extérieurs (1 500$ de prévu initialement), 450$ dans les Conférenciers (700$ de prévu initialement), 1 500$ dans Dépenses non-catégorisées (2000$ de prévu initialement), 500$ dans les fournitures de bureau, etc. C’est près de 4 000$ de réductions de dépenses. Par contre, certaines de ces dépenses ont simplement été reportées. Elles apparaîtront donc dans le prochain budget.

Il s’y trouve également des dépenses non récurrentes, mais souvent, ces dépenses sont périodiques dans le temps, contrairement aux revenus non-récurrents qui sont beaucoup plus rares dans leur répétition. Cette année, il y a eu le beau projet du Régiment Carignan-Salières, aussi l’achat des couvertures de la revue Héritage (au 5 ans), l’achat des ordinateurs (au 5 ans).

Nous avons donc investi 2 200$ pour l’achat de 12 ordinateurs plus performants avec lesquels on pourra offrir plus de services aux membres, particulièrement aux 10e, 11e et 12e membres qui visiteront nos locaux. En effet, l’objectif est d’éliminer les stations de travail (4- BMS2000, 4- Fonds Drouin, 2- PRDH, 2- Logiciels) pour avoir 12 postes de travail identiques qui regroupent tous les outils de recherches généalogiques que nous offrons.

Revue électronique et acquisition du photocopieur et effet sur la diminution des dépenses

Le nouveau photocopieur nous aide également beaucoup dans la réduction de nos dépenses. Malheureusement, cette année, nos économies ont été amputées du coût de location du 2e photocopieur pendant 6 mois, une dépense d’environ 700$. Mais l’an prochain, on en verra vraiment l’effet. Nos économies se chiffrent ainsi :

  • -  580$ abonnement à la revue électronique et ceux qui viennent la chercher au comptoir (2 numéros) - l'an prochain = 1 150$. Ça, c’est votre contribution à vous, les membres. Merci beaucoup! Il faut aussi avouer que la revue en couleur a vraiment une très belle apparence.

  • -  600$ impression chez nous (2 numéros) - l'an prochain = 1 200$

  • -  Et les économies à venir grâce du côté du budget à la production des répertoires (500 à

    600$) et de Théma (1 200$ d’économies)

  • -  Au total l’an prochain, c’est plus de 2 800$ en économies pour le photocopieur et la

    collaboration des membres.
    Un merci particulier à Suzanne Charest et Pierre Clouâtre pour le coup de main pour l’analyse des différents soumissionnaires.

Augmentation du service aux membres

- Remise sur pied de notre site internet avec un webmestre attitré.

- Réaménagement de nos locaux - beaucoup plus aérés, beaucoup plus fonctionnels. La bibliothèque, qui est maintenant en ordre chronologique, devient beaucoup plus conviviale.

- Ouverture d'une nouvelle plage horaire en janvier le mardi afin de libérer les mercredis et jeudis PM qui étaient saturés - grâce à l'ajout de 19 nouveaux conseillers et, malheureusement, certains anciens conseillers nous ont quitté.

- Les ateliers / les conférences qui ont battus des records, dont on a parlé précédemment.

- Nous avons reçu des donations d'une multitude de volumes qui sont venus grossir nos rayons. Heureusement que nous avions ajouté des tablettes au 138 déjà sur place. Ajout de 52 (12 + 40 en hauteur) supplémentaires, soit 37% de plus.

- Échange de doublons avec des sociétés américaines (Manchester, NH et Woonsocket, RI) afin d’augmenter notre collection de répertoires américains.

Augmentation des bénévoles

J'ai répertorié une équipe de près de 80 bénévoles, dont 25 nouveaux, ou d’autres qui sont de retour au bercail après nous avoir quitté momentanément. On a des équipes partout : l'équipe d'Héritage (rédaction des articles, correction, mise en page, l'impression, l'expédition, la recherche de commanditaires), la gang de BMS2000 (la saisie de données ou la liaison d’images), l'équipe du Centre de documentation (les conseillers, les responsables des livres, des revues, des répertoires, ceux sur les rayons, ceux qu'on vend, de l'informatique, la réparation de volume), le conseil d'administration et tout ceux et celles qui nous aide à accomplir mille et une tâches (photographe, site internet, le secrétariat, le registrariat, la précieuse gang du souper spaghetti, alouette!!!).

Ces quelques 80 personnes, et je suis persuadé que j'en oublie, alors je n'ose les nommer, c'est notre sang, notre vigueur! C'est grâce à eux que nous avons pu faire tout ce beau travail au cours de la dernière année. Je ne peux, au nom du CA, au nom de la Société et en mon nom personnel, que vous remercier du fond du coeur pour tous les efforts déployés et pour tous les accomplissements réalisés au cours de 2015-2016.

Une année difficile pour nos membres très impliqués et leurs proches

Roland Gauthier, ancien président, a perdu son fils à la fin décembre

Guy-Maurice Desrochers, membre du CA, sa femme a eu une sérieuse crise cardiaque en début janvier

Claude Bruneau, ancien membre du CA est décédé en fin janvier

Normand Houde, ancien président, a perdu, en début février, son épouse, France Boucher, conseillière et montage de Héritage.

Hélène Leboeuf, conseillère émérite, est décédée en mars

Ce fut des coups durs à répétition en ce début d’année civile.

Pour l'année à venir

- La revue Théma - dont on procédera au lancement en septembre prochain

Ici, il faut féliciter tous les collaborateurs et plus particulièrement les auteurs et la coordonnatrice du projet, Marie-Andrée Brière. Ainsi que Normand Houde pour la belle représentation qu’il a fait à la Corporation de développement culturel de Trois-Rivières qui a appuyé notre projet à hauteur de 3 000$.

- Centre de documentation :

des ordis avec tous les logiciels – éliminera grandement l’attente pour l’utilisation des logiciels

Projet Ressources – identifiés nos ressources non-électroniques


- Meilleur communication aux membres, principalement ceux sans courriel

 

- PROJETS PRINCIPAUX DE L’ANNÉE À VENIR

- la phase 2 de notre site internet avec plus d’information et une section spécifique à nos membres.

- informatisation de notre bibliothèque
- refonte de nos répertoires – suite à la faillite de CopiExpress.

On va en profiter pour tenter d’intégrer les corrections faites grâce à BMS2000

 

En terminant, je veux remercier M. Réjean Rathier qui s’est occupé du secrétariat du conseil d’administration pendant les 4 dernières années et il s’est acquitté de ses tâches avec brio. Malheureusement, M. Rathier ne se représente pas au conseil.

Je tiens aussi à remercier encore une fois tous les nombreux bénévoles qui font de notre Société ce qu’elle est aujourd’hui et je remercie plus particulièrement les bénévoles qui composent le conseil d’administration : Alice Germain, comme vice-présidente; Pierre Clouâtre, trésorier; Réjean Rathier et Nicole Bourgie, secrétariat ainsi que Normand Houde, René Paquin et Guy-Maurice Desrochers, administrateurs, pour tout le beau boulot accompli cette année.